アラートの機能で見落としを防げる
日々多くの問い合わせが来ると、効率を重視したくなることもあります。例えば問い合わせのスピードです。顧客からの問い合わせに対しては、できるだけスピーディーに対応する必要があります。ですが状況によっては、対応するのに時間がかかってしまうという声も多いです。例えば紙媒体で顧客を管理している場合、対応するのに時間がかかる傾向があります。紙のファイルですと、顧客データを検索するのも時間がかかるからです。それで顧客を長時間待たせてしまうと、クレームに発展してしまうケースもあります。その問題点が少々深刻なのであれば、問い合わせ管理のシステムの製品も検討してみる価値があります。それを導入しますと、対応がかなりスピーディーになるケースも少なくありません。例えば、製品によってはアラート機能があります。というのも顧客対応の担当者は、たまに問い合わせを見落としていることがあります。問い合わせした本人としては長時間待たされてしまい、気持ちを害してしまいかねません。ですがアラート機能が実装されていれば、長時間待たされている顧客の警告文を表示してくれる訳です。見落としを防ぎたいなら、製品を活用してみると良いでしょう。
問い合わせ内容に応じた振り分けを効率化したい
ところで企業によっては、問い合わせの内容をパターン化していることがあります。そのパターンに応じて、複数名の担当者に振り分けている企業も少なくありません。例えばAという問い合わせ内容であれば、Bさんという人物に対応してもらい、その他の内容は他の担当者に対応してもらうわけです。Cの問い合わせはDさんが対応し、EはFさんといった具合です。メール問い合わせの場合、このような振り分けで業務処理されていることも多いです。ただ問い合わせの件数が多くなると、なかなか正確に振り分けできないこともあります。そもそも1つ1つのメールに目を通すのは、かなり時間がかかります。使える時間も限られていますし、振り分けを効率化させたいと思っている企業も多いです。
内容に応じて自動的に振り分けてくれる機能
ところで問い合わせ管理のシステムを活用すれば、その振り分けがスムーズになるケースも多々あります。多くの問い合わせ管理の製品には、自動振り分けの機能が完備されているからです。わざわざ1つ1つのメールに目を通す必要はありませんから、システムの活用は前向きに検討してみる価値があります。製品を利用するためには費用もかかりますが、業務効率が改善されるケースは多々ありますし、システムの導入を検討している方も少なくありません。
